BSC và KPIs là công cụ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện chiến lược và nâng cao hiệu quả hoạt động

CSVNO – Sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp trong tương lai phụ thuộc chủ yếu vào chiến lược; được đo lường bởi kết quả hoạt động kinh doanh, hệ thống và nguồn lực và sự phát triển về lâu dài.  

VRG hiện có 107 công ty con và công ty liên kết với nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, phải duy trì việc làm ổn định cho hơn 81.500 lao động với mức thu nhập bình quân trên 11 triệu đồng/người/tháng, trong đó có trên 25% lao động là người dân tộc thiểu số, trên 26% lao động là người nước ngoài (Lào, Campuchia).

Đối với ngành cao su Việt Nam đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt về giá thành, chất lượng sản phẩm, uy tín thương mại và khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn về bền vững ngày càng khắt khe (EUDR-quy định chống phá rừng của Liên minh Châu Âu). Nước ta gia nhập WTO vào đầu năm 2007, nghĩa là Việt Nam phải tuân thủ các quy định của tổ chức này, do đó doanh nghiệp Việt Nam nói chung và doanh nghiệp ngành cao su nói riêng cũng đang phải đối mặt với một thị trường cạnh tranh khốc liệt. Chính vì vậy, các Công ty thuộc Tập đoàn CN Cao su Việt Nam cần phải xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn cho mình để tồn tại và phát triển.

Chúng ta hiểu “Chiến lược kinh doanh” là một kế hoạch tổng thể, dài hạn của một doanh nghiệp, giúp điều khiển các hoạt động kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đặt ra. Đây là một bản phác thảo dài hạn về đích đến của một doanh nghiệp, bao gồm các quyết định chiến lược, chiến thuật mà doanh nghiệp phải thực hiện nhằm đạt được mục tiêu dài hạn.

Doanh nghiệp hoạt động mà không có chiến lược ví như một người đi trên đường mà không xác định minh đi đâu, về đâu, cứ mặc cho thị trường đẩy theo hướng nào thì dịch chuyển theo hướng đấy. Nếu như vậy được ví như là người tầm thường lẫn mình trong đám đông, không tạo được nét riêng biệt, bản sắc riêng biệt của mình. Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ của chúng ta đều thiếu chiến lược, hoặc có mà không rõ ràng, cụ thể.

Người lãnh đạo doanh nghiệp có tâm, có tầm nhìn, có bản lĩnh, có trách nhiệm với người lao động, cộng đồng, xã hội sẽ không phó mặc để doanh nghiệp mình hoạt động như thế nào trong tương lai; chạy theo thị trường; mà chủ động vạch ra một hướng đi và cố gắng tác động để dẫn dắt thị trường đi theo hướng đi mà doanh nghiệp của nhà lãnh đạo ấy đã chuẩn bị, do đó sẽ gặp nhiều thuận lợi hơn những doanh nghiệp khác. Đó là lý do bắt buộc doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh như đã nói trên.

Tuy nhiên, khi nhà Lãnh đạo xác định và đề ra chiến lược kinh doanh, vấn đề đặt ra là:

– Từ Lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp đến nhân viên có thấu hiểu được chiến lược đó không; có đồng tâm, đồng lòng thực hiện nhiệm vụ được giao để thực hiện chiến lược?

– Các nhân viên thực hiện công việc có được đánh giá, ghi nhận kết quả đúng, đầy đủ; kết quả đó đo lường như thế nào, định lượng được không, hay cuối năm nhận xét đánh giá chung chung và bị chi phối bởi cảm tính (hoàn thành xuất sắc, hoàn thành tốt, hoàn thành, không hoàn thành)?

Để giải quyết vấn đề đó, các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng 02 công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược, nâng cao hiệu quả hoạt động. 

BSC (Balanced Scorecard, hay còn gọi là bảng điểm cân bằng ) có mục đích giúp doanh nghiệp xây dựng và thực hiện chiến lược kinh doanh một cách toàn diện, cân bằng và hiệu quả. Qua việc xác định được tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược và các hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đó. BSC cũng giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá kết quả của việc thực hiện chiến lược, nhận biết được những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.

Còn KPI (Key Performance Indicators, hay còn gọi là chỉ số hiệu suất chính) có mục đích giúp doanh nghiệp đo lường và kiểm soát hiệu quả của các hoạt động kinh doanh. Xác định được những tiêu chí quan trọng để đánh giá thành công của doanh nghiệp hoặc quá trình kinh doanh. Ngoài ra, so sánh được hiệu suất của mình với các doanh nghiệp cùng ngành cao su, các tiêu chuẩn ngành hoặc các mục tiêu đã đặt ra. Bằng việc đánh giá KPI doanh nghiệp sẽ nhận thức được những vấn đề, rủi ro và khuyết điểm cần được cải thiện.

BSC giám sát chiến lược thông qua 4 khía cạnh:

+ Khách hàng: giúp doanh nghiệp đánh giá và đo lường mức độ hài lòng của khách hàng thông qua các chỉ số như tỷ lệ khách hàng trung thành, tỷ lệ hủy bỏ hợp đồng, đánh giá khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp.. Từ đó doanh nghiệp có thể theo dõi, cải thiện kết quả để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

+ Tài chính: định rõ các chỉ số tài chính quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, chỉ số tỷ số lợi nhuận ròng trên vốn chủ sở hữu ROE, chỉ số đo lường tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư ROI… Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất tài chính của mình, đồng thời tối ưu nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu tài chính.

+ Quy trình nội bộ: đo lường và theo dõi hiệu suất thông qua các quy trình và hoạt động kinh doanh nội bộ. Các chỉ số đo lường chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng kịp tiến độ theo hợp đồng đã ký kết, tỷ lệ sản phẩm lỗi trên mỗi lô hàng…giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả và cải thiện hiệu suất từ đó tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

+ Học tập và phát triển: khuyến khích doanh nghiệp định rõ các chỉ số học tập và phát triển như tỷ lệ đào tạo nhân viên: số người, số giờ đào tạo học tập, số sáng kiến được áp dụng trong năm, hiệu quả đem lại của sáng kiến… Từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra được những định hướng vào việc đào tạo, phát triển nhân viên, nâng cao năng lực tổ chức và khả năng thích ứng với sự thay đổi của môi trường.

Chỉ số KPI được sử dụng để đo lường, đánh giá mức độ đạt được mục tiêu và hiệu suất của doanh nghiệp hoặc quá trình kinh doanh. Và thường được lựa chọn dựa trên các yếu tố quan trọng và ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức.

+ Tài chính: Đo lường hiệu suất tài chính của doanh nghiệp bao gồm doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận, ROE, ROI như nêu trên.

+ Khách hàng: Tập trung đo lường sự hài lòng của khách hàng ở một số khía cạnh như tỷ lệ giữ chân khách hàng, số lượng khách hàng mới, số lượng khách hàng trung thành…

+ Sản xuất và hoạt động: Đo lường hiệu suất và hiệu quả của quy trình sản xuất và hoạt động kinh doanh như sản lượng khai thác vượt kế hoạch Tập đoàn giao, chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu, sản phẩm lỗi, chi phí sản xuất, năng suất lao động, năng suất vườn cây….

+ Nhân sự: Hỗ trợ nhà quản lý đo lường và đánh giá tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ tay nghề cạo mủ (Giỏi, Khá, TB, yếu, kém)…

+ Tiếp thị và bán hàng: Bao gồm các chỉ số về doanh số, chi phí tiếp thị, bán hàng, số lượng khách hàng mới năm nay so với năm trước…

+ Nghiên cứu và phát triển sản phẩm: hỗ trợ nhà quản lý đo lường số lượng sản phẩm mới, chi phí nghiên cứu, phát triển sản phẩm và thời gian hoàn thành.

Từ định nghĩa và mục đích áp dụng BSC và KPIs ta thấy được
công cụ KPI và BSC là hai công cụ quản trị hiệu quả giúp doanh nghiệp định hướng, đo lường và cải thiện chiến lược kinh doanh và lãnh đạo. Để ứng dụng hai công cụ này vào trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần :

– Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

– Phân tích các yếu tố bên ngoài và bên trong ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp (thời tiết, giá bán cao su, cạnh tranh lao động, kế hoạch được giao, tái canh, trồng mới…) để nhận diện các cơ hội và thách thức.

– Xây dựng bảng điểm cân bằng (BSC) theo bốn góc nhìn: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập và phát triển.

– Lựa chọn các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) cho mỗi góc nhìn, định nghĩa, đặt mục tiêu và phương pháp đo lường cho từng KPI.

– Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho các phòng chuyên môn nghiệp vụ, đơn vị và cá nhân liên quan đến việc thực hiện các KPI.

– Theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả đạt được của các KPI theo các chu kỳ thời gian nhất định.

– Phân tích nguyên nhân và hậu quả của các kết quả, nhận xét và đề xuất các giải pháp cải tiến.

– Thực hiện các biện pháp cải tiến, kiểm tra và đánh giá hiệu quả của các biện pháp.

– Điều chỉnh và cập nhật BSC và KPI theo sự thay đổi của môi trường kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp.

– Tạo ra một văn hóa quản trị dựa trên BSC và KPI, khuyến khích sự tham gia, góp ý và phản hồi của các bên liên quan.

Khi áp dụng BSC và KPI tại doanh nghiệp chúng ta cần lưu ý:

+ Nhầm lẫn giữa KPI và kế hoạch của từng bộ phận: KPI là các chỉ số đo lường hiệu suất, trong khi kế hoạch là các mục tiêu và hoạt động cụ thể. Cần phải phân biệt rõ ràng giữa hai khái niệm này để đảm bảo rằng KPIs đáp ứng và đo lường hiệu quả thực hiện kế hoạch. Ví dụ: Một bộ phận kinh doanh đặt mục tiêu doanh số bán hàng tăng 15% trong năm, nhưng KPI được thiết lập lại là tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ 5% lên 8%.

+ Triển khai BSC và KPI nửa vời, không đầy đủ và tổng quát: Để đạt được kết quả tốt, Nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần phải triển khai BSC và KPIs một cách toàn diện, phù hợp với các yếu tố quan trọng của tổ chức. Nếu triển khai nửa vời, sẽ gây thiếu sót và ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình đo lường và quản lý hiệu suất. Ví dụ: Một doanh nghiệp chỉ thiết lập KPI cho lĩnh vực tài chính, trong khi bỏ qua các khía cạnh khác như khách hàng, quy trình nội bộ và nhân sự. Điều này dẫn đến sự thiếu sót và không đồng bộ trong việc đo lường hiệu suất.

+ Chưa cụ thể hóa chiến lược kinh doanh vào BSC và KPIs: Chiến lược kinh doanh phải được phân rõ thành các mục tiêu và chỉ số cụ thể để đo lường và theo dõi. Nếu không có sự rõ ràng và cụ thể, việc triển khai BSC và KPIs sẽ trở nên mơ hồ, gây thiếu sót và không thể đạt được kết quả mong đợi. Ví dụ: Một doanh nghiệp có mục tiêu chiến lược là nâng cao chất lượng sản phẩm, nhưng không định rõ các chỉ số cụ thể để đo lường chất lượng. Từ đó gây ra sự mơ hồ và khó khăn trong việc đo lường, đánh giá hiệu suất liên quan đến chất lượng.

+ Chưa có hệ thống để giám sát và đánh giá chính xác: Bởi việc không có dữ liệu, thông tin đáng tin cậy để đánh giá hiệu suất và tiến trình đạt đến mục tiêu. Doanh nghiệp nên thiết lập một hệ thống giám sát và đánh giá rõ ràng để đảm bảo rằng dữ liệu được sử dụng một cách chính xác. Ví dụ: Một doanh nghiệp không có hệ thống giám sát và đánh giá chính xác để thu thập dữ liệu và thông tin liên quan đến KPIs. Do đó, việc đo lường hiệu suất và đánh giá tiến trình đạt đến mục tiêu sẽ không có căn cứ, dựa theo cảm tính dẫn đến quyết định không chính xác.

BSC và KPI là bộ công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập, triển khai, theo dõi và đo lường hiệu quả đạt được của chiến lược đang thực hiện tại doanh nghiệp. BSC giúp doanh nghiệp chuyển từ tầm nhìn chiến lược thành các chỉ số cụ thể bằng cách cân nhắc và cân đối các thông số về hiệu suất từ nhiều khía cạnh khác nhau. KPI giúp doanh nghiệp đánh giá và theo dõi hiệu suất thông qua các chỉ số quan trọng và ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức. Sự kết hợp và áp dụng đúng cách của hai công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược và nâng cao hiệu suất hoạt động. Các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là doanh nghiệp ngành cao su nên áp dụng hai công cụ này nhằm ổn định và phát triển trong tương lai./.

                                                                           Vũ Đăng Đoàn (Công ty CP Cao su Sa Thầy)

http://tapchicaosu.vn/2024/11/28/bsc-va-kpis-la-cong-cu-quan-trong-de-doanh-nghiep-thuc-hien-chien-luoc-va-nang-cao-hieu-qua-hoat-dong/